OA办公系统解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说,OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴,更集中关注于企业日常办公的效率和可控性,是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。

OA办公系统功能模块主要由以下几部分构成:

1、个人办公功能模块在OA系统主要起辅助工作的作用,能实现的OA系统办公功能主要有:

待办事宜功能、日程安排功能 、工作日志功能、个人设置功能

2、网络通讯功能模块

网络通讯是OA系统功能模块中实现企业信息及时流转、信息共享、协同办公的主要手段与方法。利用先进的办公设备和可靠的设备管理措施,该功能模块提供了电子邮件和即时通讯等通讯方式,为实现协同办公提供了方便。

电子邮件功能、即时通讯功能、通讯录功能

3、公共信息功能模块

OA系统在公共信息列功能模块提供了一个信息发布和共享平台,满足了个人之间,上下级之间,集体间交换信息的需求。

公告栏模块、论坛模块 、网上调查功能模块 、合理化建议模块 、知识管理功能模块 、邮编区号管理 、网址链接功能。

4、OA系统工作流

OA系统工作流,简单的说,就是实现一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交(交互)的OA系统流程。几乎所有的业务过程都是工作流,特别是办公公文审批流转处理。OA系统流程,即每一项工作以流程的形式,由发起者(如文件起草人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理(如签署、会签),最终到达流程的终点(如发出文件、归档入库)。具体流程及系统功能包括:1.发文管理2.文件流转 3.收文管理

综上所述,OA系统功能模块中个人办公、网络通讯、公共信息以及工作流实现等模块集成统一运作,将企业内外各分、子公司以及各个部门机构等组织团体有效地整合在一起,共同为实现企业的自动化办公和协同便捷办公提供巨大的功能支持。

目前市面上免费的OA办公系统及其功能:

一、泛微

定位:构建高效率的协作团队 (基于任务管理 )

主要功能:

1.任务协作:可随时反馈工作任务和有效跟踪,也可以随时为其他同事分派任务

2.目标项目:围绕着个人或团队的周期目标,以项目协作的方式及时做好工作计划、并汇总执行过程中的进展,推进目标的执行 3.工作日报:记录每一天的工作成果和经验分享,可透视整个组织每位成员的工作状态和成效、每件事项的进度

4.文档库:建立团队统一的知识网盘,积累沉淀工作过程中的知识经验,全员创新、全员分享、充分利用

5.客户及跟踪:客户、供应商等所有外部资源信息统一管理起来,跟踪客户的每一步过程内容及下一步联络计划,建立销售漏斗分类状态的跟踪频率,并提供基于外勤地理位置的拜访联系记录

6.审批流程:将公司日常行政管理、业务审批流程,全部电子化、实现无纸化,通过移动审批进一步提高内部效率

7.日程:基于时间的团队协作,相互知晓同事的时间占用,避免工作冲突

8.工作报告:每周、每月、每年达成了哪些工作成效、总结成长的心得,并简明扼要的汇报下一步的总体计划

9.考勤:基于地理位置的手机签到签退并结合企业上下班时间,自动形成团队成员的工作考勤轨迹

10.统计报表:日报、任务、流程、客户、考勤、工作时长、人员等方面的统计报表

11.微信办公:微信移动办公,工作也可以很自由

12. 私有部署

二、明道

定位:最好的项目协作工具 (及于项目管理)

主要功能:

1.任务管理:在任务板上,管理团队任务的方方面面

2.分享讨论:在分享墙上沟通想法、总结经验

3.文件共享:无限量的文件存储空间以及基于文件的讨论

4.日程安排:建立日程安排,快速通知到所有相关成员

5.账目记录:追踪和审批项目的账目收支情况

6.每日动态:查看动态和项目进展图,把握项目的实时进展

7.工作回顾:快速了解每位团队成员的工作推进情况

8. 成员统计:轻松了解每一个企业员工的工作安排和进展情况,并能横向对比所有员工的完成情况 (企业版)

9.私有部署:部署在你自有云服务器上的版本更私密、更安全(企业版)

三、iClap

定位:移动互联网企业运营规范化管理系统

产品管理:以iClap智能批注为核心,产品有任何问题直接批注,拉讨论组解决,追踪归档。

团队IM:基于产品的沟通协作,iClap的IM支持手机+PC双屏互动,同时将工作台与IM完美融合

个人工具:iClap提供各职位的实用工具,免费接入第三方服务,各职位人员都可找到所需工具。

自动链接项目成员:iClap会根据不同工作组、不同app自动建立用户关系,快速将全企业所有员工接入iClap体系。

多终端覆盖:iClap不仅适用于移动端,同时与PC端的管理后台是共通的,iClap集成的多种工具,例如原型设计工具Axure,设计工具PS都可以在PC端和移动端使用。真正实现了PC端与手机端同步化。